Anforderungen an ein Content Management System im Tourismus

„Content Management“ (CMS) – der Begriff sagt viel und gleichzeitig wenig aus. Es geht um das „Verwalten von Inhalten“. Wenn wir in der Touristik von Content Management Systemen sprechen, bezieht sich das in der Regel auf Texte oder multimediale Dokumente/Dateien – also Bilder, Grafiken, PDFs, Videos etc. Im beruflichen Alltag wird der Begriff „Content Management“ häufig in Hinblick auf die Verwaltung von Webseiten verwendet. Die Abgrenzung von sogenannten „Produkt Informationsmanagement Systemen“ (PIM) ist oft unscharf.

PIM-Systeme sind von Haus aus darauf spezialisiert, sehr detailliert und „granuliert“ Produktdaten in einer Datenbank zu verwalten – wo und wie die Daten dann weiter verwendet werden, ist erst der zweite Schritt – zum Beispiel im Internet oder bei der Print-Katalogproduktion.

Allgemeine Anforderungen an ein CMS

Bekannte Vertreter der CMS-Zunft sind Typo 3, Joomla, Open CMS etc. Häufig – wie bei Typo 3 – sind die Systeme von Haus aus nicht branchenspezifisch ausgelegt und müssen dann für den jeweiligen Anwendungsfall angepasst bzw. erweitert werden. Aber es gibt auch branchenspezifische CMS und PIM Systeme – wie packagemaster® für den Tourismus.

Ein weiteres wesentliches Merkmal bzw. eine Anforderung an ein CMS ist es, dass innerhalb einer Organisation, also z. B. eines Reiseveranstalters, gemeinschaftlich und rollenbasiert auf die Daten zugegriffen und im System gearbeitet werden muss. „Redakteure“ z.B. dürfen ggf. nur bestimmte Daten erfassen, bearbeiten und veröffentlichen.

Wichtig ist auch die Benutzbarkeit durch Anwender ohne Programmierkenntnisse. Tourismus-Produktmanager oder die Marketingabteilung müssen schon lange selbst in der Lage sein, Webseiten zu steuern.

Auswahl eines Tourismus CMS – die Anforderungen müssen genau erfasst werden

Am Anfang steht die Definition der Anforderungen – und dies möglichst genau. Externe professionelle Hilfe (wichtig sind gute Branchenkenntnisse) ist sinnvoll, wenn keine eigenen Spezialisten hierfür zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel aus der Touristik-Praxis hinsichtlich Anforderungen: Will man Hotelbeschreibungen und Bilder an Internet Booking Engines oder Vertriebspartner in XML-Struktur (die Anforderung ist derzeit weit verbreitet) weiterleiten, muss das CMS in der Lage sein, diese zu generieren und bereitzustellen. Das ist nicht trivial und ist ggf. gar nicht oder nur mit großem Aufwand möglich. Oder es müssen im Tourismus unterschiedliche Sprachen oder Textvarianten, z.B. für Sommer und Winter, verwaltet werden.

Tourismus-Branchenspezialisten bieten Sicherheit

Ist ein Content Management System erst einmal im Betrieb, kann es sehr aufwändig und teuer werden, es zu ersetzen oder umprogrammieren zu lassen. Recht gute Sicherheit bieten branchenspezifische Lösungen, die schon einen großen Teil der möglichen Anforderungen der Touristik in der Praxis abdecken.

Zu den Anforderungen zählt auch die Skalierbarkeit. Wir haben es wiederholt erlebt, dass eine Website über Nacht durch neue Vertriebspartner bzw. eine erfolgreiche Marketingstrategie einen gigantischen Zuwachs an Zugriffen erlebt hat und die Serverarchitektur kurzfristig angepasst werden musste. Daher hosten wir unsere System grundsätzlich selbst,  um notfalls auch am Wochenende reagieren zu können. Auch wenn diese Themen zu Projektbeginn sehr fern wirken mögen und man vordergründig eine günstige Lösung sucht – für professionelles Geschäft im Tourismus benötigt man professionelle Systeme.

Expertenwissen ist bei der Systemauswahl gefragt

CIC bietet bei der Beratung für ein Tourismus Content Management System Checklisten an, um die Anforderungen eines Reiseveranstalters zusammenzustellen. Auf diesen finden sich Fragen wie:

  • Wie viele Benutzer müssen zeitgleich mit dem System arbeiten und von welchen Standorten aus?
  • Muss das System über das Internet komplett administriert werden können? (Eine der häufigsten Anforderungen)
  • Welche unterschiedlichen Benutzerrollen und –rechte werden benötigt?
  • Müssen Änderungen dokumentiert werden? (Wer hat wann was verändert?)
  • Sollen mit einem System eine oder mehrere Websiten betrieben werden? Mit unterschiedlichen Inhalten? (Sie wollen ja am Ende keine x unterschiedlichen Systeme pflegen)
  • Gibt es Sprachvarianten der Website(s)?
  • Wird eine integrierte Bilddatenbank benötigt (wichtig z. B. bei vielen Bildern und Cross Media Produktionen)
  • Welche Vertriebskanäle müssen im Web bedient werden? (Endverbraucher, Agenturen, White-Label Multimarken-Vertrieb etc.)
  • Müssen Daten aus anderen Systemen importiert werden?
  • Müssen Daten an andere Systeme exportiert werden bzw. muss von außen auf die Datenbank zugegriffen werden?
  • Welche Medien werden mit dem System bedient? (Internet, Katalogproduktion, Newsletter usw.)
  • Wichtig ist die Überlegung hinsichtlich Skalierbarkeit: Datenspeicher, Zugriffe, Traffic, Performance etc. Dies ist ein wichtiger Punkt hinsichtlich Invesitionssicherheit.
  • Müssen Tourismus-Buchungssysteme integriert und mit dem CMS verknüpft werden?
  • Welche Anforderungen gibt es hinsichtlich Flexibilität an den Lieferanten?
  • Gibt es bestimmte sicherheitsrelevante Aspekte? (Datenschutz etc., besonders im E-Commerce wichtig)
  • Welche weiteren spezifischen Anforderungen hinsichtlich der Website gibt es?

Es gibt zahlreiche weitere Fragen zu den Anforderungen. Die letzte Frage steht mit Absicht am Schluss. Denn die Anforderungen an das System stehen häufig erst fest, wenn das Konzept für die eigentliche Anwendung feststeht – die Website, E-Commerce-Lösung etc.

Die Frage des Budgets

Die Frage nach dem Budget ist auch sehr wichtig. CMS-Systeme gibt es von der „Open Source“ Lösung bis zu Markenprodukten im deutlich sechsstelligen Bereich. „Open Source“ heißt bei Leibe nicht, dass das Projekt günstiger wird als beim Kauf einer kommerziellen Branchenlösung. Hier gilt es auf Basis von Anforderungen und Planung genau zu vergleichen.

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Wenn Sie mehr Informationen zu diesem Thema oder eine Beratung wünschen, kontaktieren Sie uns. Wir bieten CMS und PIM Systeme speziell für die Touristik an:
für kleine, mittlere und große Unternehmen.
sales@cic.de, Tel. +49 (0) 6251 – 58266 0

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