Was bringt eine automatisierte Katalogproduktion?

Die Produktion von Reisekatalogen ist in der Regel sehr aufwändig und es sind je nach Unternehmen unterschiedliche Abteilungen oder Zuständige beteiligt. Zum einen müssen Inhalte erstellt und bereitgestellt werden (Texte, Bilder, Preise), zum anderen muss der Katalog technisch aufbereitet und erstellt werden. Schließlich geht er zum Drucker.

Im Vergleich zu den Arbeitsschritten vor noch 20 Jahren ist die Erstellung heute viel einfacher geworden. Vor allem ermöglichen Computerprogramme, die Reisekataloge auf einfachen Arbeitsrechnern (PC oder Mac) zu erstellen. Und dennoch: Die Schritte von der Datenlieferung bis zum fertigen Produkt sind vielzählig und erfordern Fachwissen und Anwender-KnowHow. Auch müssen die Daten mit System und Struktur gespeichert, abgerufen und bearbeitet werden. Häufig gibt es mehrere Abstimmungsläufe, bis das Ergebnis sitzt und druckreif ist.

 

Produktionsstress häufig Grund für Wunsch nach Automatisierung

 

Der Wunsch nach Automatisierung und mehr Effizienz ist da. Vor allem, weil in einer „normalen“ Produktion die meisten Arbeiten in einer kurzen Periode vor dem Drucktermin geleistet werden müssen. Nach einer stressigen Produktion fühlen Mitarbeiter vieler mir bekannter Firmen eine Art „Katalog Burn Out“.

Mittlerweile haben sich zahlreiche Unternehmen etabliert (einige sind auch wieder verschwunden), die Lösungen für eine „automatisierte“ oder teilautomatisierte Katalogproduktion anbieten. Hier geht es um die sogenannte „Druckvorstufe“. In der Regel versuchen Systeme Daten aus Datenbanken – also Texte und Bilder – zum automatisierten Aufbau einer Katalogseite in einem Softwareprogramm zu nutzen. Es gibt auch den Begriff „Database Publishing“. Ich habe in den letzten 15 Jahren schon viele solcher „Lösungen“ gesehen. Im Ansatz scheinen sie alle gleich zu sein, im Ergebnis unterscheiden sie sich jedoch gewaltig. Bei vielen Programmen muss sehr viel manuell nachgearbeitet werden.

 

Viele Systeme verdienen das Prädikat „Automatisierung“ nicht

 

Die Unterschiede liegen in der Regel im Fertigungsgrad der generierten Seite: Teils werden gerade mal die Datenbankinhalte „angezapft“ und auf eine Seite geworfen und müssen dann komplett und jedes Jahr immer wieder von Hand aufbereitet werden. Damit erspart man sich das Abtippen, eine echte „Prozessoptimierung“ bietet solche Technik den Unternehmen aus meiner Sicht nicht. Grafiker jedoch mögen Gefallen an solch einem Ablauf finden, denn er entspricht in der Folge dem manuellen Erstellungsprozess.

Es gibt aber auch Systeme, die eine hohe Automatisierung in der Seitenerstellung ermöglichen. Und eine möglichst hohe Automatisierung bringt aus meiner Erfahrung die größten Vorteile für das Unternehmen. Allerdings setzt jede „Automatisierung“ eine klare und gewollte Systematik voraus. Diese beginnt bei der Datenerfassung und zieht sich durch bis ins Format der Kataloge. Kritiker der Automatisierung führen oft Argumente ins Feld, dass Automatisierung gleichbedeutend sei mit „Flexibiltätsverlust“ oder minderer Layoutqualität. Doch das lässt sich leicht mit guten Beispielen entkräften. In anderen Industrien außerhalb der Touristik denkt man hier wesentlich pragmatischer.

 

Sachliche Betrachtung ist wichtig

 

Bei solchen Diskussionen empfehle ich, rein die Fakten sprechen zu lassen: Wie muss ein Layout aussehen, damit es die Zielgruppe anspricht und das Produkt verkauft. Bei 98% der mir bekannten Veranstalterprodukte weiß ich als Vertriebsexperte, dass sich das Layout automatisieren ließe.
Daher ist es wichtig, zu verstehen und zu akzeptieren: Ein automatisiertes Layout kann sehr anspruchsvoll sein. Im Kern sollte man sich aber über eines klar werden: Wenn man automatisiert, muss man ggf. umdenken und bereit sein, den Prozess zu tragen.

 

Ein Beispiel: Es kann nicht das Ziel einer Prozessoptimierung durch Automatisierung sein, wenn im Anschluss alles noch einmal händisch umgestrickt wird. Folglich muss einem Projekt eine Konzeption vorausgehen, und bei einem Umstieg von „manueller“ Produktion auf automatisierte muss auch eine Veränderung gewollt und akzeptiert sein. Das ist meist dann der Fall, wenn der Druck und Frust durch den großen manuellen Aufwand da ist.

 

Crossmedia-Nutzung bringt Vorteile

 

Um es auf den Punkt zu bringen: Aufgabe der Automatisierung ist vor allem mehr Effizienz und Zeitersparnis. Im Idealfall können Produkte schneller auf den Markt gebracht werden („Time-to-Market“), was vor allem bei Cross-Media-Systemen der Fall ist (wenn die zentralen Daten direkt im Internet genutzt werden). Aus Projekterfahrung lassen sich weitere positive Faktoren feststellen, wie Fehlerreduzierung (durch den Wegfall mehrfacher Datenpflege).

Bei der Frage nach der Wirtschaftlichkeit muss aus meiner Sicht umfassend gemessen und bewertet werden. Die Anschaffungskosten und Kosten für den Betrieb des Systems sind eine Seite. Sie werden nur allzu gerne mit Teilkosten manueller Produktionen verglichen – zum Beispiel den Kosten für Seite, wenn sie von einem Grafiker erstellt wird. Aus Erfahrung liegt das Einsparpotenzial aber verteilt auf alle beteiligten Abteilungen oder Personen und in der Folge auch übergreifende Prozesse.

 

Anbieter präsentieren immer genau das, was ihre Technik kann

 

Jeder Anbieter einer Software führt im Verkauf seine Technik ins Feld. Ist der Automatisierungsgrad zum Beispiel nicht hoch, dann wird argumentiert, dass hierdurch flexibel modifiziert werden kann.

Viele Anbieter und Druckereien bieten Systeme an, die irgendwie klassische Desktop-Publishing-Programme befüttern. Diese müssen jedoch dann auch angeschafft und gewartet werden. Aus meiner Sicht erfordert ein ideales System möglichst einfache Software-Voraussetzungen beim Anbieter und ist idealer Weise über das Internet erreichbar – um ein dezentrales Arbeiten zu ermöglichen. Auch sollten die Mitarbeiter nicht mit komplizierten Layout-Programmen arbeiten lernen müssen, sich mit Satzregeln etc. beschäftigen. Ein System soll eine Seite erzeugen, wie sie gewünscht ist. Und das schnell und einfach. Und wen wundert es, wenn nicht mein Unternehmen gerade an diesem Ziel und einer solchen Lösung arbeiten würde – packagemaster®.

 

Kurzbiografie des Autors: Gerd Müller, Vertriebsleiter bei CIC, hat zuvor bei Reiseveranstaltern alle Stationen des Produktmanagements durchlaufen und selbst schon zahlreiche Kataloge produziert.
Bitte beachten Sie hierzu auch folgende Beiträge:

http://www.cic.de/das-sagen-unsere-kunden/

 http://www.cic.de/packagemaster/katalogproduktion/

 

 

2 Comments

  1. Klaus Möller sagt:

    Hallo Herr Müller, ein interessanter Einblick. Mache auch seit Jahren Kataloge und habe schon einiges an „Lösungen“ gesehen. Es stimmt, dass viele nur „an der Oberfläche“ verändern statt die Prozesse als Ganzes zu verbessern. Vielleicht klappt es ja mal bei einem Projekt!
    Grüße K.M.

  2. Jana sagt:

    Ich denke auch, dass es nötig ist, die Prozesse als Ganzes zu verbessern, anstatt immer nur an der Oberfläche zu korrigieren. Qualitativ hochwertige Reisekataloge sind unerlässlich für die Generierung von Kunden, die ihre Reisen nicht über diverse Onlineportale buchen. Dieses Klientel hat hohe Ansprüche an das Informationsmaterial und wird den Katalog schnell zur Seite legen, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden. Gleichzeitig fordern die hohen Herstellungskosten für Kataloge sinnvolle Maßnahmen geradezu heraus, die einerseits zur Kostenersparnis, andererseits zu noch mehr inhaltlicher und darstellerischer Qualität führen sollen. Eine schwierige Gratwanderung!

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